In tempo di Coronavirus il lavoro in smart working è diventato la quotidianità per molti. Non è però facile districarsi tra famiglia, casa e lavoro. Gli spazi non sono sempre quelli più adatti a svolgere le mansioni giornaliere, senza dimenticare distrazioni e continue interruzioni.
Conosciamo bene l’importanza di creare un equilibrio stabile nella propria quotidianità lavorativa e come professionisti del settore abbiamo assistito molte aziende nel passaggio da lavoro tradizionale a telelavoro. Nonostante il cambiamento crei inevitabilmente confusione e renda tutto più instabile, ci sono delle buone pratiche da seguire per vivere al meglio il lavoro da casa e aumentare la produttività.
Abbiamo raccolto per te 4 consigli pratici sullo smart working, per rendere più produttivo il tuo lavoro.
Ebbene sì. Se già ci hai provato, ti sarai reso conto che senza uno spazio fisico adeguato e senza uno tempo definito da dedicare al lavoro non puoi uscirne vivo.
Siamo chiari: non basta avere un tavolo – magari anche da condividere – per poter lavorare. Certo, sarebbe sufficiente per qualche giorno, ma quando devi organizzare la tua vita da smart worker nel lungo periodo è il caso di pensare a uno spazio dedicato.
L’influenza del contesto sul proprio lavoro è confermato da molti studi, si ritiene sia persino uno degli aspetti con più peso sulla produttività. Quindi non commettere l’errore di sorvolare su questo: hai bisogno di uno spazio tutto tuo, un piccolo “ufficio” in cui avere tutto il materiale che può servirti e un ambiente sereno in cui concentrarti.
Non stiamo parlando solo di luoghi isolati dal resto della famiglia, potrebbe trattarsi anche di una semplice scrivania a lato di una stanza, però arredata nel modo più congeniale e utile per te. Anche l’occhio, dopotutto, vuole la sua parte! Quindi se ti piace l’arredamento togliti lo sfizio di circoscrivere il tuo posto di lavoro personale con un tappeto, compra una sedia ergonomica che ti aiuti a essere più comodo, non farti mancare qualche cuscino, portapenne e cassettiere per i documenti, in modo da poter tenere ordine sulla tua postazione.
Non è tutto, esiste anche un altro tipo di spazio a cui devi pensare. Lo spazio temporale ha un impatto determinante sullo smart working e ha la stessa concretezza di quello fisico. Come ti ritagli un pezzo di stanza per creare un tuo ambiente di lavoro in casa, devi definire anche un tempo preciso in cui dedicarti alle tue mansioni professionali nell’arco della giornata.
Questo metodo può aiutarti ad aumentare la concentrazione e ti permetterà anche di far rispettare i tuoi spazi alle persone che vivono con te. Con tempi definiti e noti a tutti, puoi avere chiaro il tempo per lavorare concentrato e il tempo per prenderti una pausa e dedicarti anche agli altri.
Inoltre, non dimenticare che il rischio più alto per uno smart worker è rimanere schiacciato dal peso delle mansioni e della responsabilità. Ma non succederà più se parti con il piede giusto, cioè delimitando il tempo in cui il lavoro può richiamare la tua attenzione durante la giornata.
Ne abbiamo in parte già parlato, ma la gestione del tempo richiede un approfondimento per vivere in serenità il lavoro da casa.
Cominciamo da un punto fermo: nessuno ti chiede di essere un automa, neppure in remoto da casa. La principale caratteristica del “lavoro liquido” – come alcuni hanno deciso di soprannominare questa nuova dimensione – è la libertà di organizzare i momenti dedicati al lavoro. Questo ovviamente rispettando gli orari e gli impegni concordati, ma ricordandoti sempre che non ci sono catene che ti tengono legato a quella sedia.
Il modo migliore per aumentare la tua produttività, infatti, è regalarti piccoli momenti di piacere per rilassare la mente e risvegliare il corpo. Perché queste concessioni rimangano appaganti, però, circoscrivile a pause di 10-15 minuti. Il giusto tempo per distrarti, ossigenare il cervello e ritornare al lavoro più carico di prima.
In questo modo non ci sarà spazio per rimorsi o stress: ti prendi il giusto tempo per una pausa rigenerante e ripartire poco dopo con nuova energia. Dopotutto, anche in ufficio esistono la pausa caffè e i momenti di chiacchiera, non impedirti di godere di questo tempo anche in smart working. Potrebbe essere addirittura divertente condividerlo con i colleghi o con amici che lavorano anche loro secondo le stesse modalità.
Una volta che avrai definito per bene i tempi da dedicare al lavoro, ti sarà chiaro (ancora più di prima) che la giornata non è infinita e hai bisogno di una buona organizzazione per vivere bene e rendere felice anche la tua azienda.
Il segreto, quindi, è organizzarti al meglio. Attenzione, questo non vuol dire compilare una “to do list” interminabile, sempre uguale alla precedente, se non più lunga. Mille compiti in una volta sola non potrai mai gestirli, quindi sii più pratico e fermati a un numero ragionevole di compiti al giorno che puoi portare a termine veramente. Poniti ad esempio 3 obiettivi giornalieri suddividendoli in diversi momenti della giornata. Dedicati per primo a quello più complesso, passa poi a quello meccanico ma necessario e riserva il meglio per la fine. Tutto sarà più semplice e senz’altro più efficace.
Bene, dirai. E come risolvere il problema di riunioni interminabili o dell’ennesima telefonata del capo con la nuova urgenza del secolo? Per questo ti servirebbe una sfera di cristallo, ma anche quella forse non saprebbe darti garanzie. Quello che può aiutarti, però, è un’organizzazione trasparente delle tue attività. Ci sta che alcuni giorni tu non riesca a portare a termine ciò che ti eri prefissato, ma per evitare poi pressioni dall’alto puoi rendere nota la tua agenda, rimodulandola ogni volta che incombe la riunione fuori programma o il problema da risolvere subito. In questo modo avrai un elenco completo di tutte le attività che hai svolto e delle scadenze che ti sei prefissato per i giorni successivi. Se questo piano di battaglia sarà a disposizione di tutti, renderai la vita più semplice prima di tutto a te, ma anche ai tuoi colleghi e ai tuoi superiori.
Hai a che fare con un capo particolarmente assillante e maniaco del controllo? Oppure senti il bisogno di dare prova del tuo lavoro da casa?
Lavorare in questo modo non è facile e nemmeno sano. La pressione non aiuta nessuno, ma puoi attivare alcuni strumenti per essere più tranquillo e vivere con serenità il tuo lavoro in remoto.
Come dicevamo prima, un calendario delle tue attività può tornare utile anche per dare prova del lavoro svolto e del controllo sulle mansioni nel lungo periodo. La buona organizzazione è rassicurante e saprà anche dare prova del tuo impegno.
Se ciò non basta, puoi pensare a supportare queste informazioni con un report periodico dei dati sul tuo lavoro. Certo, questo diventa più complesso, quasi una mansione in più! Ci sono però degli strumenti online che possono aiutarti a tenere traccia delle tue attività e a condividere i dati sul tuo lavoro in modo automatico. Questo ti farà risparmiare molto tempo e soprattutto ti eviterà inutili ansie.
Lavorare in smart working non è come lavorare in ufficio, ma ricorda che la chiave di tutto è una buona comunicazione. Se sei trasparente con superiori e colleghi, partecipando attivamente alla vita aziendale anche se in differita, è la strada giusta per crearti un futuro felice di lavoro da casa.
Con questi consigli puoi davvero fare la differenza in smart working!
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