Per trovare un programma di riunioni online basta scrivere su internet, se ne trovano centinaia. Ma qual è quella che fa al caso tuo? Quali sono totalmente gratuite e quali invece offrono il classico periodo di prova? Quante persone possono partecipare in contemporanea alla riunione e quali sono le modalità di condivisione degli accessi?
Negli ultimi mesi tutti ci siamo dovuti misurare – chi più, chi meno – con le nuove tecnologie e con sistemi di videoconferenza prima mai presi in considerazione. Nel mondo del lavoro le piattaforme gratuite di riunioni online stanno spopolando, ma è sempre più difficile trovare lo strumento adatto alle proprie esigenze.
C’è chi va per tentativi, provando una volta una piattaforma e una volta un’altra. C’è chi, per non sbagliare o perdere tempo, va dritto verso la più rinomata. Ma se tu ci stai leggendo, stai cercando sicuramente di fare una scelta ponderata e noi siamo volentieri a tua disposizione per guidarti verso una scelta curata della piattaforma da usare per le tue riunioni di lavoro online.
In tanti si stupiscono quando nella ricerca di piattaforme per le riunioni online compaiono nomi conosciuti o addirittura programmi utilizzati molto tempo fa e poi dimenticati. Ebbene sì: molte volte gli strumenti che possono esserti più utili sono già sotto il tuo naso.
Partiamo da uno dei più grandi colossi nel mondo digitale. Secondo te Google poteva esimersi dal prendere parte a questa sfida? Ovviamente no. Ci aveva già pensato nel 2015 con il lancio di Google Hangouts, oggi integrato con tutti gli strumenti della casa madre.
Forse non te ne sei mai accorto, ma questo strumento è già disponibile sul tuo smartphone e – molto probabilmente – anche sul tuo PC. Ecco perché in molti la scelgono come soluzione immediata per chattare e attivare videoconferenze per riunioni di lavoro. Il suo principale limite sta nel numero di partecipanti per riunione (massimo 10 persone) ma, grazie all’integrazione con molti altri strumenti Google, almeno agevola l’organizzazione dei meeting a distanza inserendosi facilmente nel calendario dei diversi dispositivi.
Ora che abbiamo parlato di Google non possiamo non citare anche l’altro colosso americano per la comunicazione digitale: Microsoft. Skype è stata la prima grande piattaforma di videochiamate ad entrare nel mondo del lavoro e oggi si rende ancora molto utile grazie alla possibilità di condividere le schermate e salvare le conversazioni. L’evoluzione più recente in ambito di riunioni online è arrivata però con Microsoft Teams, al momento gratuito per tutti gli utenti. Questa piattaforma permette di connettere in riunione fino a un massimo di 250 partecipanti collegati attraverso chat, video e microfono. Anche questa piattaforma ha il grande vantaggio di essere già presente sulla maggior parte dei computer, per un collegamento davvero velocissimo con colleghi e clienti lontani.
Un altro nome molto comune per chi lavora al computer è TeamViewer. Leader nella condivisione dello schermo remoto, ha sviluppato negli ultimi anni Blizz, un software che richiede (come TeamViewer stesso) di essere scaricato sul dispositivo, ma che permette poi di fare videochiamate e condividere lo schermo gratuitamente e ad altissima definizione.
Gli evergreen che abbiamo citato sono sicuramente una buona base per organizzare riunioni a distanza, ma ci sono moltissimi altri strumenti in grado di aiutarti in queste attività. Grazie al crescente utilizzo negli ultimi anni, sono stati fatti davvero passi da gigante e oggi esiste una piattaforma per ogni esigenza.
Al posto della tipica lista infinita di nomi, ecco per te una selezione delle migliori piattaforme di riunioni online secondo le principali necessità che si riscontrano in ambito lavorativo:
Tanti servizi in un unico strumento.
Cerchi una piattaforma che riunisca al suo interno tutti gli strumenti di comunicazione e condivisione resi possibili dalla tecnologia? Allora Zoom può essere un buon alleato per te. Messaggi istantanei, riunioni online, chiamate telefoniche, sale condivise di videoconferenza, webinar: hai solo l’imbarazzo della scelta.
Se, però, non vuoi scaricare l’ennesima applicazione sul PC e richiedere il download anche ai tuoi interlocutori, una buona alternativa è Livestorm, una risorsa di videoconferenza fruibile direttamente dal tuo browser che ti permette di avere la stessa varietà di strumenti resi disponibili da Zoom. Il suo successo si riassume in una semplice formula: totale libertà di scelta, senza costi fissi.
Piattaforma facile e veloce.
Lo sappiamo, l’avvento del lavoro a distanza ha destabilizzato un po’ tutti. Dover chiedere a un tuo collaboratore o (ancora peggio) a un cliente di fare mille passaggi per collegarsi con te è davvero avvilente. Se credi che questo sia un problema, sappi che c’è uno strumento adatto anche a te. Parliamo di Whereby, una piattaforma che ti permette di creare la tua stanza virtuale online gratuita, raggiungibile attraverso un semplice link permanente, quindi sempre disponibile per chiunque voglia collegarsi con te. Ovviamente il numero di partecipanti è limitato (4 persone alla volta), ma gli inviti alla stanza virtuale sono illimitati e senza costi aggiuntivi.
Collegamenti con un grande numero di partecipanti.
Le limitazioni più diffuse riguardano proprio il numero di utenti che possono collegarsi alla videochiamata, e non è per niente facile trovare una piattaforma gratuita con questa caratteristica. Webex può essere la soluzione giusta per te, dato che permette il collegamento di 100 utenti contemporaneamente, per riunioni fino a 24 ore di durata. Con questo strumento puoi quindi organizzare qualsiasi tipo di meeting, senza peraltro il timore di esagerare, perché il numero di riunioni online consentite è illimitato.
Le riunioni non si esauriscono nel momento di confronto con una call in videochiamata. Prima devi affrontare tutto il lavoro di preparazione e condivisione dei dati, dopo passi invece alla revisione e programmazione delle attività. Anche queste fasi avrebbero bisogno di un supporto nel lavoro a distanza, vero?
Ecco la nostra selezione di strumenti utili che completano quelli di videoconferenza per le riunioni online.
Se non hai ancora sentito parlare di Slack, è arrivato il momento di conoscerne le potenzialità e farti aiutare nell’organizzazione del lavoro condiviso. Nata come piattaforma di messaggistica in real-time, ha preso presto piede nel mondo del lavoro grazie alla sua forte integrazione con molti altri strumenti come Skype, Google Drive e Twitter. In questo modo è particolarmente semplice condividere documenti e risorse con i tuoi collegamenti, senza contare che da poco tempo si può usare questa piattaforma anche per avviare videochiamate.
Parlando dei servizi più avanzati e completi presenti sul mercato, dobbiamo ritornare in casa Microsoft. Abbiamo già parlato di Teams, ma non avevamo detto che questo pacchetto gratuito del colosso statunitense offre molte funzionalità utili al lavoro quotidiano. Rispetto a Slack, questo strumento mette a disposizione i thread di conversazione, rendendo quindi le informazioni scambiate più alla portata di tutti. Grazie, inoltre, all’integrazione con i prodotti Office 365, ti sarà chiaro come questo strumento possa essere veramente strategico nell’organizzazione del lavoro a distanza e tra team.
Lavori spesso con persone diverse o con gruppi di lavoro? Allora oltre a gestire bene le riunioni online avrai bisogno di organizzare al meglio anche i tuoi flussi di lavoro per renderli chiari e condivisibili con tutti. La piattaforma che può darti un aiuto sostanziale si chiama Huddle: oltre a integrarsi perfettamente con software professionali come Outlook, ti permette di gestire le approvazioni di documenti, condividere file e progetti con i tuoi collaboratori o clienti. Uno strumento a tutto tondo per vivere al meglio la vita lavorativa a distanza, in tutte le fasi e non solo durante una riunione.
Tra le tante soluzioni che ti abbiamo presentato siamo certi che avrai trovato la piattaforma di riunioni online migliore per te.
Lo sapevi che questi strumenti vengono spesso usati anche in fase di selezione del personale? Conoscerli meglio ti aiuterà senz’altro ad avere una marcia in più anche nella ricerca di lavoro.
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