Entrare la mattina in ufficio e sapere a che ora uscirai è un ricordo lontano anni luce? Non serve una navicella spaziale per ottenere questo risultato, ma la giusta rotta.
La buona notizia è che non sei solo. Tantissime persone soffrono la sindrome del “non ho tempo”, sul lavoro quanto nella vita quotidiana. Per affrontare al meglio le tue giornate è arrivato il momento di mettere un punto a questa situazione e ricominciare con il giusto ritmo.
Saper gestire il tempo a disposizione è importante: permette di completare i compiti assegnati nel lavoro, ma soprattutto di godersi appieno il tempo libero ben guadagnato.
Per te abbiamo raccolto alcuni consigli per aiutarti a migliorare il tuo personale rapporto con il tempo sul posto di lavoro. Buona lettura!
Siamo sinceri: tra famiglia, lavoro, casa, imprevisti e vita sociale, è difficile riuscire ad essere sempre sul pezzo senza dimenticare nulla. E con queste premesse, poi, liberare la mente per dedicarsi al lavoro diventa davvero un’impresa.
Ebbene, partiamo proprio da questo per capire come puoi organizzare al meglio il tuo tempo. Il termine time management – oggi sempre più diffuso – presuppone nel suo stesso nome una pianificazione. Dare una scansione temporale a tutte le attività è infatti il primo segreto per riuscire a districarsi tra compiti e scadenze.
Comincia organizzando un bel calendario che ti permetta di segnare le attività a lungo tempo e anche le singole mansioni settimanali e giornaliere. Non avere paura di fare le cose troppo in grande: parti pure dagli appuntamenti del mese per poi andare sempre più nel dettaglio di settimana in settimana.
Il metodo più utile è preparare a inizio settimana una pratica “To Do List” (ovvero una “lista delle cose da fare”) con il dettaglio giornaliero e i rispettivi compiti da svolgere. Ogni giorno potrai poi aggiustare il tiro ridefinendo alcune tempistiche o riadattando la tua lista in base agli obiettivi del giorno precedente.
Fatto questo lavoro, ti sarà più facile avere una visione completa dei compiti che devi assolvere, non solo oggi per domani ma anche per periodi più lunghi.
Le cose da fare sono sempre tantissime. L’errore è rimanere a piangere sull’eterna disparità tra tempo e mansioni, quindi vediamo subito come puoi correre ai ripari.
Hai creato un bell’elenco di tutto ciò che devi fare, ma quante di queste cose sono davvero fondamentale? Sul luogo di lavoro tutto è importante, si sa, ma sicuramente c’è qualcosa in quella lista che richiede di essere fatta con maggiore urgenza.
Ecco, quindi, come devi procedere: di tutte le attività che ti sei prefissato, metti in evidenza quelle che è davvero necessario finire in giornata e quali invece possono avere una scadenza più flessibile. Fatto questo, metti ogni giorno al primo posto i compiti fondamentali e ridistribuisci le consegne settimanali.
In questo modo avrai un’organizzazione intelligente e impeccabile del lavoro perché la tua mente potrà finalmente dedicarsi a eseguire l’attività, senza distrazioni o ulteriori pensieri.
Per assicurarti pace e tranquillità, inoltre, il nostro consiglio è di non superare mai le 5 mansioni al giorno se vuoi davvero portarle tutte a termine! Puoi crederci: in questo modo sarai finalmente soddisfatto dei tuoi sforzi quotidiani.
Ora che hai organizzato per bene un tuo calendario delle attività, e che hai fatto pace con la tua mente per darti termini chiari e sostenibili, c’è un errore che non puoi assolutamente permetterti.
Quante volte ti è capitato di iniziare un lavoro, ingranare la marcia giusta e poi essere disturbato (se non addirittura interrotto) da una chiamata, da quell’urgenza improrogabile, dal pensiero di dover fare anche un’altra cosa a cui non avevi pensato. A chi dare retta?
Anche in questo caso, abbiamo una regola molto semplice da consigliarti: fai sempre una cosa alla volta e attieniti ad essa.
Inizialmente sarà difficile, ma questo ti permetterà di mantenere la concentrazione sul lavoro e di non dare spazio a pensieri o preoccupazioni che in quel momento, per te, sono superflue. Non sai quante cose si possono fare quando si riesce a rimanere ben focalizzati su un solo obiettivo!
Bisogna però anche essere realisti: può sempre capitare l’urgenza dell’ultimo minuto. Ebbene, in questo caso non permetterti di distanziarti troppo dall’attività già iniziata e spostati su un nuovo compito solo se questo non ti richiede più di 5 minuti.
Per tutto il resto c’è sempre il tuo calendario, nel quale riuscirai sicuramente a trovare uno spazio.
Hai letto bene. Dopo tanta severità concediamoci qualche riconoscimento.
È giusto ricordare che anche lavorare ininterrottamente non porta vantaggi. Più aumenta la stanchezza, minore è la concentrazione.
Eccoci pronti, quindi, con due consigli, da seguire in base alla tua personalità:
Abbiamo visto alcuni consigli che riguardano, in sostanza, una pianificazione puntuale delle attività.
Questo tipo di organizzazione, preparati, ti darà del filo da torcere all’inizio. Ti sembrerà di avere sempre più cose scritte sulla tua “To Do List” e nessun vantaggio concreto dalla sua applicazione.
Certo, tutto è più difficile se la pianificazione avviene in base a dei “più o meno” che non saranno mai totalmente veritieri. Per quanto tu conosca bene il tuo lavoro, è difficile sapere con esattezza i tempi reali per l’esecuzione dei singoli compiti.
La prima cosa che devi fare, quindi, è cominciare a misurare il tempo effettivo per ogni lavoro, ovvero quanto ti serve per portare a termine ciascuna mansione. In questo modo, il prossimo calendario non sarà così approssimativo, anzi: ti permetterà di essere più realista e programmare un numero praticabile di compiti.
Per ottenere più tempo bisogna saper fare i conti con il tempo reale. Certo, potrai sempre migliorarti, ma per fare questo devi prima saper fare i conti con te stesso, le tue capacità, la tua velocità e le tue mansioni. Unisci tutto ciò, e vedrai che la frase “non ho tempo” sarà solo un vecchio e lontano ricordo.
La capacità di gestire in modo efficace il proprio tempo, soprattutto nelle attività lavorative, è sempre molto apprezzata dalle aziende e dai recruiter.
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