Ti sei trovato molte volte a partecipare a una riunione, una di quelle solite e noiosissime sedute lunghe ore e ore, senza peraltro arrivare mai a una conclusione concreta. Ora, però, che devi organizzarla tu, vorresti non cadere nello stesso errore. Fai bene: il modo per rendere efficace una riunione di lavoro esiste!
Sono molte le aziende che hanno ormai rinunciato alle riunioni come strumento strategico per l’aggiornamento e l’organizzazione delle attività. È un grave errore, dato solo dalla mancanza di alcune fondamentali basi per condurre un buon meeting di lavoro.
Siamo qui per aiutarti a fare un passo avanti, conoscere i segreti del mestiere e organizzare la riunione perfetta. Sei pronto?
È sempre bello avere compagnia, ma come nella vita: meglio pochi ma buoni. Puoi seguire questo stesso principio anche per l’organizzazione di una riunione.
L’errore più comune è infatti abbondare negli inviti, chiamare a presenziare persone che potrebbero trovare utili o interessanti gli argomenti trattati ma che di fatto non possono fare la differenza. Sì, siete tutti una grande squadra, ma è proprio in casi come questo che sono fondamentali i ruoli. Per ogni riunione richiama l’attenzione solo delle figure decisionali, in base allo scopo della stessa.
Puoi facilitare le cose se distingui tra 4 grandi tipologie di riunione:
Per ognuna di queste tipologie ci sono figure che possono rispondere meglio allo scopo specifico. Bene, parti proprio da qui per selezionare i collaboratori che dovranno essere presenti per portare un contributo effettivo alla riunione e contribuire a raggiungere il risultato che vuoi.
Eccoci arrivati a un altro grande luogo comune: l’ordine del giorno – o ODG, se preferisci – non è solo una formalità e nemmeno una fastidiosa incombenza. Dovrebbe rappresentare il motivo per cui vi ritrovate tutti riuniti in una sala ed essere una valida guida nella gestione dei temi e del tempo.
Per prima cosa, quindi, rendi ben chiaro che l’ordine del giorno che stai condividendo è l’elenco ordinato degli argomenti che tratterete e che ogni punto dovrà essere presentato e argomentato dal diretto responsabile (che puoi anche specificare, per chiarezza). In questo modo, da pura formalità, l’ODG diventerà un tuo potente alleato per organizzare lo svolgimento della riunione e coinvolgere in modo attivo e proficuo i colleghi.
Alcuni consigli per creare un buon ordine del giorno:
Non parliamo in questo caso di luoghi comuni, ma di una triste realtà: alle riunioni si sa quando si entra, ma non si sa mai quando si uscirà. Il fatto che questo punto debole delle riunioni sia un dato condiviso sottolinea che è un aspetto a cui devi prestare molta attenzione nell’organizzazione e soprattutto nella gestione del colloquio.
Diversi studi hanno provato che l’attenzione non solo tende a calare, ma lo fa in tempi molto ristretti. In media una persona in buone condizioni psico-fisiche può mantenere l’attenzione per 40 o massimo 45 minuti. Concentrare la riunione in questo lasso di tempo sarebbe ottimo, ma forse non sufficiente per raggiungere il tuo obiettivo (motivo in più per limitare il numero di partecipanti e i temi da affrontare).
Come risolvere questo importante problema? Ti basterà richiamare due parole che abbiamo già usato: organizzazione e gestione.
Prima di tutto organizza la riunione suddividendo il tempo necessario per ogni tematica e comunicando questa ripartizione ai partecipanti nell’ordine del giorno. Durante la riunione, poi, sarai tu a guidare le danze, quindi ricorda a tutti le regole (o sarebbe meglio dire: i tempi) e aiutali a rispettarle.
Tempi chiari e ben cadenzati permettono alle persone che partecipano alla riunione di prepararsi di conseguenza, facendo una selezione delle informazioni da presentare e arrivando prima al cuore del discorso. Sicuramente questo contribuirà al successo della riunione.
Un ultimo punto è importante e vale la pena approfondire. Una riunione si fonda sul rispetto: il rispetto del momento, dei colleghi, dei tempi e delle opinioni altrui.
Sembra scontato, ma spesso è proprio questo il principale ostacolo che non permette di far connettere e collaborare le persone tra loro. Ci sono molti motivi per cui questo può succedere all’interno di un’azienda (invidie, paure, negligenza), ma è tuo compito anche creare un ambiente imparziale durante la riunione.
Forse può sembrarti complicato, ma seguendo alcuni consigli puoi aiutare i partecipanti ad essere collaborativi e a contribuire al risultato comune:
Ora sei davvero pronto a rendere efficace e produttiva la tua prossima riunione!
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