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Come rendere efficace una riunione di lavoro

pubblicato il 22 Maggio 2020

Ti sei trovato molte volte a partecipare a una riunione, una di quelle solite e noiosissime sedute lunghe ore e ore, senza peraltro arrivare mai a una conclusione concreta. Ora, però, che devi organizzarla tu, vorresti non cadere nello stesso errore. Fai bene: il modo per rendere efficace una riunione di lavoro esiste!

Sono molte le aziende che hanno ormai rinunciato alle riunioni come strumento strategico per l’aggiornamento e l’organizzazione delle attività. È un grave errore, dato solo dalla mancanza di alcune fondamentali basi per condurre un buon meeting di lavoro.

Siamo qui per aiutarti a fare un passo avanti, conoscere i segreti del mestiere e organizzare la riunione perfetta. Sei pronto?

 

A ogni riunione di lavoro il suo team

 

È sempre bello avere compagnia, ma come nella vita: meglio pochi ma buoni. Puoi seguire questo stesso principio anche per l’organizzazione di una riunione.

L’errore più comune è infatti abbondare negli inviti, chiamare a presenziare persone che potrebbero trovare utili o interessanti gli argomenti trattati ma che di fatto non possono fare la differenza.  Sì, siete tutti una grande squadra, ma è proprio in casi come questo che sono fondamentali i ruoli. Per ogni riunione richiama l’attenzione solo delle figure decisionali, in base allo scopo della stessa.

Puoi facilitare le cose se distingui tra 4 grandi tipologie di riunione:

  • le riunioni decisionali, per prendere delle scelte che conducano a un’azione pratica;
  • le riunioni di coordinamento, per dirigere i lavori e tenere aggiornati i membri del team;
  • le riunioni formative, per condividere concetti e informazioni importanti;
  • le riunioni analitiche, per risolvere un problema analizzando i dati in possesso.

Per ognuna di queste tipologie ci sono figure che possono rispondere meglio allo scopo specifico. Bene, parti proprio da qui per selezionare i collaboratori che dovranno essere presenti per portare un contributo effettivo alla riunione e contribuire a raggiungere il risultato che vuoi.

 

Riunione di lavoro: non sottovalutare l’ordine del giorno

 

Eccoci arrivati a un altro grande luogo comune: l’ordine del giorno – o ODG, se preferisci – non è solo una formalità e nemmeno una fastidiosa incombenza. Dovrebbe rappresentare il motivo per cui vi ritrovate tutti riuniti in una sala ed essere una valida guida nella gestione dei temi e del tempo.

Per prima cosa, quindi, rendi ben chiaro che l’ordine del giorno che stai condividendo è l’elenco ordinato degli argomenti che tratterete e che ogni punto dovrà essere presentato e argomentato dal diretto responsabile (che puoi anche specificare, per chiarezza). In questo modo, da pura formalità, l’ODG diventerà un tuo potente alleato per organizzare lo svolgimento della riunione e coinvolgere in modo attivo e proficuo i colleghi.

Alcuni consigli per creare un buon ordine del giorno:

  1. Non esagerare con i punti: anche qui puoi far valere la regola del “pochi ma buoni”. In questo modo tutti ricorderanno i temi da trattare e concentreranno le informazioni importanti.
  2. Invia l’ODG con un buon anticipo, così i colleghi potranno organizzarsi per preparare il materiale necessario alla discussione e farsi già un’idea della propria opinione sugli altri punti.
  3. Comunica la durata della riunione (mai superiore alle 2 ore) e, soprattutto, gli obiettivi che dovrete raggiungere. Indicazioni specifiche e misurabili motivano infatti i partecipanti alla collaborazione e all’efficacia del colloquio.
  4. Chiedi ai partecipanti di condividere alcune informazioni di base necessarie alla discussione con qualche giorno di anticipo, cosicché tutti possano presentarsi preparati a trovare una soluzione, non a farsi una full immersion culturale.

 

Trasforma il tempo da nemico ad alleato

 

Non parliamo in questo caso di luoghi comuni, ma di una triste realtà: alle riunioni si sa quando si entra, ma non si sa mai quando si uscirà. Il fatto che questo punto debole delle riunioni sia un dato condiviso sottolinea che è un aspetto a cui devi prestare molta attenzione nell’organizzazione e soprattutto nella gestione del colloquio.

Diversi studi hanno provato che l’attenzione non solo tende a calare, ma lo fa in tempi molto ristretti. In media una persona in buone condizioni psico-fisiche può mantenere l’attenzione per 40 o massimo 45 minuti. Concentrare la riunione in questo lasso di tempo sarebbe ottimo, ma forse non sufficiente per raggiungere il tuo obiettivo (motivo in più per limitare il numero di partecipanti e i temi da affrontare).

Come risolvere questo importante problema? Ti basterà richiamare due parole che abbiamo già usato: organizzazione e gestione.

Prima di tutto organizza la riunione suddividendo il tempo necessario per ogni tematica e comunicando questa ripartizione ai partecipanti nell’ordine del giorno. Durante la riunione, poi, sarai tu a guidare le danze, quindi ricorda a tutti le regole (o sarebbe meglio dire: i tempi) e aiutali a rispettarle.

Tempi chiari e ben cadenzati permettono alle persone che partecipano alla riunione di prepararsi di conseguenza, facendo una selezione delle informazioni da presentare e arrivando prima al cuore del discorso. Sicuramente questo contribuirà al successo della riunione.

 

Parola d’ordine: rispetto

 

Un ultimo punto è importante e vale la pena approfondire. Una riunione si fonda sul rispetto: il rispetto del momento, dei colleghi, dei tempi e delle opinioni altrui.

Sembra scontato, ma spesso è proprio questo il principale ostacolo che non permette di far connettere e collaborare le persone tra loro. Ci sono molti motivi per cui questo può succedere all’interno di un’azienda (invidie, paure, negligenza), ma è tuo compito anche creare un ambiente imparziale durante la riunione.

Forse può sembrarti complicato, ma seguendo alcuni consigli puoi aiutare i partecipanti ad essere collaborativi e a contribuire al risultato comune:

  • nel tempo dedicato a una tematica prevedi uno spazio per gli interventi dei partecipanti, in modo che ognuno si senta chiamato in causa e invitato a dare il suo contributo. Una riunione, dopotutto, altro non è che un momento di confronto e così deve essere;
  • riduci al minimo gli strumenti di supporto alla riunione. Molte volte succede che l’attenzione si concentri più sulla presentazione alla lavagna interattiva o sugli appunti da scrivere al PC. Elimina ogni possibile distrazione (cellulari, tablet, laptop, blocchi per appunti, ecc.) e l’attenzione del tuo gruppo aumenterà;
  • ricorda anche di promuovere il rispetto per il vostro lavoro indicando un piano d’azione alla fine della riunione. Senza una svolta operativa che senso avrebbero tutte le vostre parole? Ogni collaboratore deve uscire avendo ben chiaro quali sono i suoi compiti e le prossime scadenze. Così sì che avrai fatto centro!

Ora sei davvero pronto a rendere efficace e produttiva la tua prossima riunione!

Se stai cercando una nuova opportunità lavorativa, dove valorizzare al meglio le tue competenze, scopri subito gli annunci del nostro sito, continuamente aggiornato, oppure carica qui il tuo Curriculum per non perderti nessuna delle ultime offerte di lavoro.


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