Capitano a tutti giornate molto piene, grandi carichi di lavoro da dover smaltire in tempi stretti e momenti in cui le distrazioni sono bandite. Ma come puoi riuscire a evitare ogni distrazione sul lavoro per aumentare la tua produttività?
Impresa ardua, ma non impossibile. Nella nostra esperienza con collaboratori in diversi settori abbiamo individuato 4 regole fondamentali per incentivare il lavoro concentrato, senza dimenticare il benessere del lavoratore.
Sei pronto a dare una svolta al tuo modo di lavorare e di portare risultati? Ecco alcuni consigli che possono aiutarti ad essere più produttivo.
È strano parlare di produttività iniziando proprio dalle pause. Non è così, in realtà. La stanchezza è la prima causa di perdita di attenzione e concentrazione. Nel caos degli impegni lavorativi, poi, succede sempre che il tempo per una sana pausa è il primo a essere sacrificato. Per essere più produttivo, quindi, parti proprio dal rispettare il tuo corpo e la tua mente programmando alcune pause strategiche durante la giornata.
La prima pausa dovrebbe essere a metà mattinata, intorno alle 11. Non serve staccare per molto, giusto il tempo per un buon caffè, una boccata d’aria e due chiacchiere di piacere (non di lavoro!). Lascia il telefono alla tua postazione e allontanati: non è il momento di aggiungere pensieri, ma di ossigenare il cervello e ricaricarti di positività.
La seconda pausa è dedicata al pranzo e deve essere più lunga, almeno di 1 ora. La cosa migliore sarebbe allontanarti dal luogo di lavoro, ma se non puoi cerca almeno di non rimanere alla scrivania e, una volta terminato di mangiare, fai un po’ di moto con una piccola passeggiata per scaricare la tensione e rigenerarti.
Dedica, infine, un’altra breve pausa a metà pomeriggio. Come quella mattutina, anche questa ti sarà utile a riprendere poi con più slancio. Rimanere imbrigliato tra mille impegni non aiuta a mantenere alta la concentrazione, perciò allontanati per qualche minuto e sgranchisci le gambe e anche la mente.
Facile mettersi a lavorare quando sono solo due o tre i compiti da portare a termine. Le difficoltà arrivano quando c’è talmente tanta confusione che provare a concentrarti sembra persino una perdita di tempo!
Il primo passo per lavorare bene, quindi, è proprio fare ordine. Se i metodi di organizzazione del lavoro che l’azienda ti mette a disposizione non stanno funzionando per te, dedicati come prima cosa a mettere nero su bianco tutto ciò che hai già in testa ma in modo confuso.
Il modo migliore per farlo è sicuramente quello tradizionale di usare carta e penna. Puoi suddividere il tuo foglio in 3 sezioni:
Così facendo avrai tutto sotto controllo, potrai stare un po’ più sereno e – perché no – anche provare il giusto piacere a depennare mano a mano i punti della lista.
Questo funziona sicuramente per quanto riguarda le attività lavorative, ma ricorda che la confusione che puoi avere in testa non dipende solamente dai pensieri legati al lavoro. Una volta uscito dall’ufficio, infatti, hai una vita che ti aspetta, piena anch’essa di attività da svolgere, cose da ricordare, persone da accontentare.
Puoi stare tranquillo: è normale non riuscire a concentrarti al 100% quando hai troppi pensieri in mente! La soluzione? Se quelli privati ti assillano, prima di iniziare a concentrarti sul lavoro scriviti una nota con tutte le cose a cui dovrai dedicarti una volta finita la giornata in ufficio, mettiti anche dei promemoria se necessario. Solo quando saprai di avere sotto controllo anche la tua vita privata potrai finalmente liberare la mente e concentrarti appieno sulle tue attività professionali.
Ora che hai messo ordine tra le cose da fare, non lasciare che sia la prima domanda del tuo collega, la richiesta urgente del capo o la notifica di una nuova e-mail a mandare all’aria il tuo sforzo. Per quanto tu sia bravo a tenere in piedi mille cose in una volta sola, non ti aiuterà a fare bene il tuo lavoro.
Per mantenere alta la concentrazione, quindi, adoperati per un solo compito alla volta e soprattutto non lasciarti interrompere da qualsiasi cosa succeda attorno a te. Chiaro, ci sono alcune priorità che proprio non puoi rimandare, ma sicuramente durante la giornata sono molte le interruzioni che puoi evitare.
Sembra difficile, ma se segui alcuni principi sarai in grado di lavorare con metodo evitando il multitasking:
Riprogramma ogni attività che richiede più di 2 minuti del tuo tempo.
Non significa non prendere in carico il compito, ma integrarlo nel flusso di lavoro che ti sei creato in partenza. Ha massima priorità? Sarà la prima cosa che farai una volta concluso il lavoro di cui ti stai occupando in questo momento.
Concorda con i colleghi dei momenti condivisi per il confronto.
Perché essere interrotto 20 volte al giorno quando puoi riunire le richieste tue e dei tuoi colleghi in un unico momento? Concorda con le persone con cui collabori due momenti durante il giorno in cui potervi confrontare e riserva il resto del tempo alle tue attività, sarà più facile per tutti concentrarsi.
Suddividi le incombenze non programmate.
Telefonate, consegne, richieste generiche urgenti. Sono parte della quotidianità lavorativa, non ci si può fare niente. Eppure, esiste un modo per non esserne succube e tutelare il tuo bisogno di concentrazione: decidi con i colleghi dei turni fissi per gestire questo genere di interruzioni. Così, invece di fermarvi tutti quanti per capire chi risponderà alla telefonata o chi deve risolvere il problema dell’ultimo minuto, sarà solo la persona in turno in quel momento a doversi interrompere. Quando le incombenze non si possono evitare, è il gioco di squadra a vincere.
Chi ha un proprio ufficio è agevolato, ma se lavori in uno spazio condiviso è facile essere distratto da moltissimi fattori esterni. Il collega chiacchierone, il telefono che squilla in continuazione, il corriere che suona per consegnare della merce, la musica di sottofondo che oggi proprio non aiuta. Ordinaria confusione quotidiana, ma c’è qualcosa che puoi fare nel tuo piccolo per crearti un tuo spazio per poterti concentrare meglio.
Prima di tutto, se a infastidirti sono elementi di tipo fisico come movimenti o luci, la soluzione migliore è creare dei separé che ti permettano di avere attorno a te un contesto più utile alla tua concentrazione personale. Spesso per farlo non è nemmeno necessario il coinvolgimento dell’azienda, bastano magari dei libri a lato o una pianta sulla scrivania per creare il giusto isolamento di cui hai bisogno. Puoi usare tutto ciò che preferisci per creare la tua postazione ideale ed eliminare distrazioni inutili che non puoi controllare.
Nel caso invece di distrazioni di tipo sonoro la soluzione dipende dalle tue predisposizioni. Se la musica ti aiuta a concentrarti, un paio di cuffiette da usare in certi momenti della giornata possono esserti di grande aiuto. Attenzione però a non usarle meccanicamente: distanziarti completamente e per lungo tempo dall’ambiente circostante non ti aiuterà ad aumentare la concentrazione, senza contare che per una buona produttività devi avere la possibilità anche di restare in contatto con ciò che succede attorno a te e con i colleghi. Seleziona quindi i compiti per cui hai bisogno di distanziarti e non abituare la tua mente a lavorare in un “mondo parallelo”.
Se la musica invece non ti aiuta, l’unica alternativa è modificare il fattore di distrazione chiedendo di diminuire il rumore o spostandoti in un altro posto. Anche questa soluzione è temporanea, valida quindi per momenti circoscritti nella giornata lavorativa. Il consiglio è sempre quello di selezionare le attività che richiedono di aumentare la concentrazione e di adottare solo per queste delle misure diverse. In questo modo riuscirai a convivere pacificamente con i colleghi che condividono il tuo stesso spazio, oltre ad allenare la tua mente a non essere vittima di tutti quei fattori esterni che – lo si voglia o no – esistono nell’ambiente di lavoro.
Ti sarà chiaro, ora, che lavorare senza distrazioni si può. In certi casi, però, potrebbe essere proprio il tipo di mansione ricoperta o l’ambiente lavorativo a incidere sulla tua produttività: se stai cercando una nuova opportunità, che sappia valorizzarti al meglio, guarda qui gli annunci già pubblicati oppure carica il tuo CV per non perderti nessuna delle ultime novità.
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