Il colloquio è sempre un momento delicato. Se chi ti convoca è il tuo capo (o futuro capo), non sempre è una cosa facile da gestire emotivamente.
Dalla nostra esperienza possiamo dire che il rapporto con il proprio superiore è fondamentale per lavorare bene ed essere anche più produttivi. Non tutti, però, sanno affrontare il confronto con un responsabile in modo rilassato.
Se anche per te è così, non ti devi sentire a disagio: ognuno affronta i momenti stressanti in modo diverso, ma ci sono dei metodi per allontanare l’ansia e prepararsi a un confronto produttivo. In questo articolo abbiamo individuato 4 passaggi chiave per affrontare il colloquio con il tuo capo. Seguili uno ad uno e non vedrai l’ora di testarne l’efficacia al prossimo meeting!
Dopo tutta la fatica che hai fatto per ottenere udienza, vuoi lasciarti scappare l’occasione di arrivare, finalmente, a utili conclusioni? Vale anche se a convocare la riunione è il tuo capo: non farti trovare impreparato, pensa prima a cosa vorresti fargli presente oltre a quello che vorrà chiederti lui.
Il concetto più importante che ti invitiamo a fare tuo è che un colloquio non è mai una condanna a morte. Molte volte è un’occasione che devi saper sfruttare a tuo vantaggio, che sia tu ad averla organizzata o il tuo superiore. Sfrutta il tempo che hai a disposizione per fare un’analisi su ciò di cui dovrete parlare, prendendo in esame il tuo operato e, solo in secondo luogo, le azioni degli altri.
Se non hai idea del motivo per cui sei stato chiamato a colloquio, rimedia subito! Non c’è nulla di male nel chiedere quali sono i temi che verranno affrontati, basta farlo nel modo corretto. Motiva questa richiesta spiegando che vuoi presentarti preparato, nessuno ti negherà una risposta.
Come ultima cosa, non fare affidamento sulla tua memoria se questo incontro ti crea particolare agitazione. È sempre utile preparare una lista scritta dei punti che vuoi affrontare (o che sai affronterete), mettendo nero su bianco quali sono i vantaggi e le criticità di ogni punto. In questo modo hai già eliminato una preoccupazione: ti basterà dare una veloce occhiata ai tuoi appunti prima di entrare dalla porta per essere concentrato sul prossimo passo.
Il colloquio solitamente genera uno stato di allerta perché non sai mai cosa potrà attenderti. Questo può valere per te, così come per chi sta dall’altra parte: anche i capi più duri soffrono lo stress di un incontro delicato.
Quello che puoi fare per stare meglio, e per rendere l’atmosfera più favorevole, è sfruttare la tua intelligenza emotiva. Se non ne hai mai sentito parlare, sappi che è un ottimo alleato in tutte le relazioni sociali, a maggior ragione se problematiche. Si tratta della capacità più o meno accentuata in ognuno di noi di riconoscere e gestire le emozioni proprie e degli altri.
Metterti quindi nei panni del tuo capo, cercare di comprendere le sue posizioni e i suoi comportamenti ti aiuterà a gestire con più padronanza il dialogo. Oltre a portare punti a tuo favore!
Quante volte il linguaggio e la scelta delle parole fanno la differenza? Se usi la tua intelligenza emotiva saprai valutare quando e come esporti. Ad esempio, sostituisci tutti i “ma” che affollano i discorsi con un semplice “e”. Una sfumatura, certo, che cambierà però l’esito del confronto! Mentre il “ma” indica contrapposizione, la congiunzione “e” crea un collegamento non solo verbale ma anche emotivo.
Hai invece un’opinione diversa dal tuo capo? Zittirti non servirà a niente. Valuta bene se quello che hai da dire a proposito è importante per te e il lavoro di cui state discutendo, dopodiché chiedi il permesso prima di esporre la tua idea. Anche questa è una formalità – di certo chi è a colloquio con te non ti chiederà di stare in silenzio – ma questo atteggiamento implica prima di tutto un riconoscimento dell’autorità e un rispetto per le sue idee, nonostante tu stia per proporre qualcosa di alternativo o mettere in discussione un aspetto supportato invece dal tuo capo.
Ciò che più irrita i dirigenti sono i fiumi di lamentele e di problemi. Le posizioni manageriali offrono proprio questo come pane quotidiano, aggiungere ulteriore peso non ti può portare alcun vantaggio.
La prima cosa che devi fare, quindi, forte della tua lista di argomenti da trattare, è avere pronte anche proposte costruttive da suggerire.
L’errore più comune è infatti quello di tacere le criticità quando la situazione non è propizia. Ma quando mai lo è? Se ti presenti invece con una questione e un’idea per gestirla, metà del lavoro è già fatto. Certo, non è detto che il tuo capo accetti su due gambe la tua proposta, ma senz’altro questo gli farà capire che sei già pronto a portare un tuo contributo positivo e che quello che gli stai presentando non è l’ennesimo peso che dovrà portarsi appresso.
Quindi non presentarti mai con una lista di problemi senza aver prima pensato a come motivare il tuo capo a una soluzione.
Di tutti i punti che abbiamo toccato, questo può sembrarti il più strano. Lo è forse se si pensa alle convenzioni, ma ringraziare è il modo migliore per rimettere la palla al centro, qualunque sia l’esito del tuo colloquio.
Questa piccola parola è una presenza insolita negli ambienti lavorativi, figuriamoci negli incontri più formali con il dirigente. Eppure, ha una potenza incredibile, ha la capacità di avvicinare gli interlocutori e di creare un legame fondato sulla sensibilità e la riconoscenza.
Di cosa dovresti ringraziare, però, a un meeting con il capo? Innanzitutto, dell’opportunità che ti ha dato di avere un momento di confronto, del tempo che ti sta dedicando, dell’attenzione che ha dimostrato per un aspetto che ritieni importante. Anche quando l’incontro non è positivo – anzi, soprattutto in questi casi – ringraziare ti permette di mettere in luce ciò che di buono c’è stato nel confronto, fosse anche solo per sottolineare la tua professionalità.
Ricorda, infine, che è sempre il momento giusto per ringraziare. Non aspettare di concludere l’incontro per dire grazie: più mantieni il collegamento con il motivo del tuo ringraziamento, più questo risulterà naturale e inaspettato. Cogli l’attimo per essere gentile e riconoscente, ti darà un vantaggio importante e richiamerà in gioco il lato più umano dei rapporti lavorativi.
Ora sarai di sicuro più pronto per affrontare il colloquio con il tuo capo. Lascia fuori lo stress e fai subito pratica!
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