Le mansioni all’interno di un’azienda sono davvero molte e varie, anche a seconda del settore di attività. Una figura che, però, puoi trovare in ogni azienda è proprio quella dell’addetto agli acquisti.
Nella nostra attività abbiamo rapporti con molte imprese e conosciamo bene le esigenze che i datori di lavoro esprimono nella ricerca di questa particolare figura professionale.
Eccoci, quindi, pronti per guidarti alla scoperta delle mansioni e dei requisiti che riguardano la figura dell’addetto all’ufficio acquisti, perché tu possa fare una scelta consapevole per il tuo futuro lavorativo e – perché no! – trovare anche il tuo prossimo impiego.
Nell’ufficio acquisti, come dice la parola stessa, il personale si occupa dell’approvvigionamento aziendale. Questo concetto così generale, però, racchiude una moltitudine di attività che dipende dal settore specifico e dall’organizzazione del reparto stesso.
In contesti medio-grandi l’ufficio si può suddividere in acquisti diretti per la produzione, acquisti indiretti oppure acquisti funzionali, che sono a complemento dell’attività aziendale e senza i quali non sarebbe possibile lavorare o raggiungere obiettivi. Qualche esempio? Prendiamo un’azienda che produce abbigliamento: si parla di acquisti diretti, ad esempio, citando le stoffe e i materiali di produzione; di acquisti indiretti se prendiamo in considerazione invece i lubrificanti necessari per la manutenzione dei macchinari o l’energia necessaria a farli funzionare; di acquisti funzionali, invece, per quanto riguarda il lavoro specifico da svolgere, ma anche semplici dettagli come la cancelleria per gli uffici.
Insomma, se sei interessato a lavorare come addetto all’ufficio acquisti, devi tenere in considerazione che sarai coinvolto in diverse attività. Vogliamo iniziare fornendoti una breve, ma esaustiva, lista:
1. definire le caratteristiche dei prodotti da acquistare per ogni fase produttiva e ogni reparto, negoziando il budget di approvvigionamento;
2. cercare e selezionare i fornitori, con un occhio di riguardo al rapporto qualità-prezzo;
3. condurre le trattative di acquisto, ovvero concordare ufficialmente prezzo, tempi e modalità di consegna della merce, fondamentali per la produzione e l’azienda;
4. pianificare operativamente gli acquisti per garantire che tutti i materiali necessari siano consegnati nei tempi e nei luoghi corretti;
5. monitorare la relazione con i fornitori, non solo in fase di selezione ma soprattutto una volta acquisiti, perché la qualità del rifornimento e del servizio si mantenga sempre di alto livello;
6. gestire commercialmente l’assortimento, perché, in contesti come la grande distribuzione, l’ufficio acquisti può occuparsi anche di attività accessorie ma connesse, come la promozione dei prodotti attraverso iniziative di vendita.
Qui si apre un’altra parentesi, che riguarda in modo specifico le diverse figure che rientrano sotto il titolo di “addetto ufficio acquisti”.
Se in alcuni ambiti si parla di buyer per definire questa posizione, è importante sapere che esiste anche in questo caso una gerarchia professionale che è bene conoscere. Così saprai quale obiettivo professionale porti, con maggiore consapevolezza.
Come nella maggior parte dei dipartimenti, esiste un responsabile che si occupa principalmente di coordinare gli altri membri del team. Questo prende il nome di Chief Procurement Officer (CPO), anche tradotto in Responsabile degli acquisti.
Oltre al compito di coordinatore, esso ha la responsabilità di redigere il budget degli acquisti, individuando prima le necessità e poi definendo le priorità aziendali. Grazie a queste decisioni di base, il resto dell’ufficio acquisti può passare alle fasi operative.
Ecco, dunque, che entra in gioco la figura del tanto nominato buyer, l’addetto all’ufficio acquisti che concentra la sua attività su tutti i punti visti prima. Diciamo “tutti”, ma in verità nelle realtà aziendali e produttive più grandi queste mansioni vengono suddivise tra più operatori.
Se vuoi diventare buyer la strada consigliata inizia con una laurea in discipline economiche, da approfondire poi con un master specialistico. I master in questo ambito possono aiutarti a fare la differenza: specializzarti ti permette di proporti in modo diretto alle aziende, specificando da subito il contributo che puoi portare invece di presentarti con un titolo generico. Inoltre, grazie ai master spesso si ha accesso a grandi aziende che, dopo il percorso professionale-formativo interno, scelgono spesso di integrare gli specializzandi nel loro organico. E se così non sarà, avrai comunque già un’esperienza da far valere nel tuo Curriculum!
Se vuoi invece ambire a Responsabile degli acquisti, la strada sarà un po’ più lunga. Prima di passare a questo ruolo hai bisogno di fare esperienza, di maturare consapevolezza del lavoro e delle complessità che puoi trovare sul percorso, di scalare quella piccola gerarchia che è la scuola migliore.
Certo, potrebbe comunque capitarti l’opportunità di essere selezionato direttamente come CPO per competenze pregresse e tue personali attitudini, ma se questo non dovesse accadere, ricorda che partire dall’operatività è il modo migliore per diventare un buon responsabile.
Eccoci arrivati ai nostri consigli conclusivi, quelli più pratici per permetterti di arrivare al ruolo cui aspiri.
Non c’è modo migliore per candidarsi a un posto di lavoro che conoscere bene i requisiti più apprezzati e metterli ben in risalto nel primo punto di contatto che avrai con l’azienda: il tuo CV.
Abbiamo raggruppato per te i 5 requisiti più cercati per la figura di addetto ufficio acquisti. Su quanti puoi fare affidamento per la tua prossima candidatura?
Skill informatiche. Non parliamo solo di saper usare un computer e le applicazioni più comuni, per un addetto ufficio acquisti è sempre più importante avere confidenza con i software e le piattaforme di e-procurement, cioè dei veri e propri programmi che consentono di trovare e registrare i fornitori per l’azienda, in modo molto più veloce ed efficace. Conoscere alcuni di questi ti metterà immediatamente in risalto tra tutte le candidature, soprattutto perché saprai ottimizzare più velocemente il budget grazie alle funzionalità di analisi delle spese.
Conoscenza del settore. Lo abbiamo già accennato: conoscere bene l’ambito di attività è essenziale per il lavoro di addetto ufficio acquisti, soprattutto per saper interpretare correttamente il processo d’acquisto in cui ti andrai ad inserire.
Spiccata attitudine all’organizzazione. Per poter gestire necessità, tempi, fornitori e budget è essenziale avere ottime doti organizzative. Lo sanno bene i dirigenti aziendali e i responsabili, che in questa figura professionale apprezzano in particolar modo la capacità di sapersi organizzare bene e in autonomia.
Buone doti di contrattazione. L’abbiamo detto: chi si occupa di acquisti deve fare i conti con un budget ben definito da dover ripartire tra tutte le spese. Se sei un abile contrattatore e non ti senti a disagio nel parlare di soldi e costi, questa è senz’altro una caratteristica che dovresti mettere in risalto.
Collaborazione e cooperazione. Che tu sia l’unico addetto all’ufficio acquisti o che tu debba lavorare con altri colleghi, ricorda che questo è un lavoro partecipativo, sempre. La collaborazione non si realizza solo nel rapporto con i colleghi, ma ancora di più nella connessione con gli altri reparti. Ecco che renderti partecipe delle necessità di ogni ufficio in azienda ti permette di rendere ottimale il tuo lavoro sfruttando caratteristiche che fanno già parte di te. Se è così, non ti resta che metterle in risalto!
Siamo felici se con questa lettura potrai prendere la strada giusta per te, con la consapevolezza necessaria per fare davvero centro con la tua candidatura.
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