Stai cercando lavoro nel settore dei servizi e, tra le diverse offerte, hai individuato una definizione ricorrente: addetto back office. È un profilo così richiesto? E soprattutto: cosa si intende per “addetto back office”?
Nel mondo del lavoro esistono termini ricorrenti che indicano ambiti piuttosto ampi, e questo è proprio uno di quelli. Ma non lasciarti confondere: a un termine ampio corrisponde un ruolo davvero centrale.
Se vuoi trovare lavoro in questo settore, la prima cosa da fare è senz’altro approfondire di cosa si tratta, quali sono le mansioni e le competenze richieste per ottenere un impiego come addetto back office.
Sappiamo quanto questa definizione sia inflazionata, per questo ti aiuteremo a fare un po’ di chiarezza! Seguici alla scoperta di questa professione.
Potresti pensare che si tratti di uno di quei lavori super generici, che significano tutto e nulla. Invece ti faremo scoprire che è più specifico di quello che credi.
Il back office è quell’ambito all’interno di un’azienda o una qualsiasi organizzazione che sta alle spalle del cosiddetto front office e si occupa di gestire le informazioni provenienti dai colleghi a contatto con i clienti o il pubblico e organizzarle operativamente. Un compito importante, quindi, senza il quale si perderebbe il collegamento concreto tra le richieste esterne e l’offerta aziendale.
Chi lavora al back office si occupa di rendere operativamente efficiente la struttura aziendale, attraverso diverse mansioni:
Quando si parla di “addetto al back office” si intende una figura professionale specifica. Eppure, questa può assumere differenti sfumature all’interno di diversi ambiti di applicazione. Abbiamo riunito le tre principali categorie in cui è possibile distinguere il lavoro di back office: commerciale, amministrativo, bancario.
L’addetto al back office commerciale è quella figura che più ricorre all’interno delle aziende che operano agendo sulla compravendita di materiali e prodotti finiti. Prova a pensarci: se sono attive dozzine di agenti commerciali sul territorio, chi si occupa di gestire la mole di informazioni e dati in entrata in azienda? Esatto, la risposta è proprio l’operatore di back office.
In linea generale, chi riveste questo ruolo lavora principalmente in sede e si occupa di coordinare le richieste provenienti dall’esterno affinché possano essere gestite correttamente. Ma le sue mansioni non si fermano qua: all’addetto back office può essere richiesto anche di andare oltre quello che succede in azienda, per coordinare anche tutte quelle figure che operano al di fuori di essa, perché dislocate in altre sedi o perché operanti direttamente sul territorio.
Passiamo a un’altra definizione, quella dell’addetto back office amministrativo. Lo abbiamo già detto, non è una sorpresa che questo profilo professionale sia chiamato a collaborare a stretto contatto con l’amministrazione, in questo caso proprio a filo diretto. A differenza di chi si occupa di gestire la forza commerciale, chi è impiegato nell’ambito amministrativo è chiamato a fungere da vero e proprio collante tra le operazioni esterne all’azienda e le richieste fiscali e amministrative cui ogni impresa è chiamata.
Tra le sue mansioni ci sono la gestione degli ordini, l’emissione di proforma e fatture, controllo degli incassi e dei pagamenti, coordinazione delle note spese e alcuni compiti di contabilità generale. Un contributo fondamentale per rendere snelli i processi amministrativi aziendali.
Infine, l’addetto di back office bancario. Si tratta di una figura presente soprattutto all’interno delle grandi e grandissime aziende, perché di supporto alla gestione dei rapporti con le banche. Sempre di più, infatti, la burocrazia legata alla gestione finanziaria aziendale e il crescente rapporto diretto con gli istituti di credito portano le aziende a dover strutturare una squadra eterogenea per coprire le diverse richieste. Una di queste figure è proprio l’addetto di back office bancario, che può occuparsi della gestione di deleghe fiscali (come la compilazione di F23 e F24), delle utenze e dei sistemi di pagamento (fatture, bonifici, anticipo fatture ecc.). Oltre a questo, è richiesto sempre più spesso un supporto consistente anche nella dematerializzazione dei documenti e conseguente archiviazione.
Ora che hai capito quanto può essere varia e complessa la figura di addetto al back office, ti sarà altrettanto chiaro che dovrai impegnarti a fondo nella creazione del tuo Curriculum Vitae se vuoi ottenere questa posizione.
Abbiamo riunito per te 4 competenze che non puoi dimenticare di inserire per fare colpo con la tua candidatura.
– Comunicazione ed empatia. Nel rapporto con le persone sono caratteristiche fondamentali e – seppur non si trovi a diretto contatto con il pubblico – l’addetto back office è tenuto ad avere (o coltivare) queste competenze per permettere una gestione fluida dei processi aziendali e incentivare la collaborazione tra colleghi e collaboratori.
– Multitasking. Le competenze organizzative sono senz’altro un fiore all’occhiello per chi desidera svolgere questo lavoro. Non si tratta, infatti, di essere in grado di organizzare il proprio lavoro, ma di farlo anche per gli altri, secondo gli obiettivi aziendali. Essere capaci di gestire queste dinamiche e, soprattutto, riuscire a farlo mentre si portano avanti anche altre mansioni è senz’altro un’importante carta che potresti giocare a tuo favore. Solo un consiglio: per dare prova di questa dote, fai riferimento alle tue esperienze dirette.
– Competenze economico-amministrative. Forse prima di leggere questo articolo te ne saresti stupito, ma ora sai bene che quelli di tipo economico e amministrativo sono aspetti integranti del lavoro dell’addetto al back office. Rispetto a quelle finora nominate, questa è una competenza che richiede conoscenze specifiche, sia tecniche che settoriali. Per acquisirla è fondamentale l’esperienza, ma anche qualche corso specializzante può aiutarti ad arricchire il tuo Curriculum.
– Conoscenza delle lingue straniere. Anche la conoscenza di lingue straniere è fondamentale se vuoi lavorare all’interno di grandi realtà. Avendo a che fare con il reparto commerciale, potresti dover comunicare con clienti stranieri o addirittura con una forza commerciale dislocata in un altro Paese. Per questo motivo, se hai avuto modo di approfondire le lingue in modo professionale, mettilo in evidenza nel tuo CV: ti aiuterà.
Il lavoro di addetto al back office ora non ha più segreti per te! Se stai cercando delle opportunità lavorative in questo campo, controlla subito gli annunci di lavoro giù pubblicati sul nostro portale, oppure carica il tuo Curriculum: sarai sempre aggiornato sulle nuove posizioni aperte di tuo interesse.
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